Riconoscimento ottico per ottenere i dati da inserire nella bolla doganale, leggendoli anche in diverse lingue e funzione di machine learning per imparare dagli errori e non ripeterli. Ma senza mai abbandonare la Real Intelligence, ovvero il controllo umano preventivo che attiva l’invio di ogni documento. E’ questo il modello proposto da Customs Support Group (CSG), affermata società europea di servizi doganali che ha deciso di intervenire su uno dei passaggi a rischio nella fluidità delle supply chain internazionali, ovvero il passaggio doganale, caratterizzato spesso da molti documenti cartacei che assorbono molto tempi per mansioni ripetitive e time-consuming. La risposta del Gruppo, con diverse sedi in Italia, ha condensato un mix tra Ai e controllo umano, focalizzandosi e investendo in soluzioni digitali che potessero risolvere le problematiche – tempistiche rallentate, errori umani, interruzioni della supply chain o sanzioni – legate al fisiologico iter operativo del proprio settore d’appartenenza. La soluzione implementa l’Intelligenza Artificiale (IA) nei propri software di raccolta ed elaborazione di bolle e dichiarazioni doganali, con funzionalità all’avanguardia e su misura.
La compilazione smart della bolla
Le informazioni che gli operatori doganali devono raccogliere per poter emettere una bolla – ad esempio fatture, avvisi di arrivo e liste e polizza di carico – talvolta si presentano come dati non strutturati, oppure scritti a mano, o ancora tramite scansioni poco leggibili e in lingue diverse. La nostra funzionalità avanzata di riconoscimento ottico dei caratteri aiuta a superare questo ostacolo perché interpreta in modo efficace i formati e le lingue più comuni presenti nei documenti utili al completamento delle bolle doganali, consentendo di ridurre il tempo dedicato all’inserimento dei dati e di mantenere l’attenzione sulle attività operative.
Real intelligence insostituibile
È importante sottolineare però che l’IA implementata nei sistemi di Customs Support Group opera sempre con una supervisione umana: la bolla doganale parzialmente compilata dai sistemi non viene direttamente inviata alle autorità doganali o ai partner commerciali di riferimento, ma viene controllata da un esperto doganale fisico di Customs Support Group. Data la necessità di ridurre gli errori al minimo per evitare ostacoli negli scambi commerciali tra diversi Paesi, il sistema, terminata l’elaborazione dei dati, presenta i risultati ai dichiaranti che li controllano e li correggono (in caso di discordanze o imprecisioni). A fare la differenza però è la funzionalità di Machine Learning (ML), che permette ai sistemi di archiviare la correzione e applicarla a casi simili che si presenteranno, senza più ripetere lo stesso errore. “Tutte le novità apportate con l’IA e i relativi sviluppi ai sistemi di Customs Support Group – ha evidenziato Gianluca Schiavina, IT Director Southern European Cluster Customs Support Group – sono stati pensati proprio per i doganalisti. Abbiamo infatti voluto alleggerire il loro carico di lavoro da quelle attività ripetitive come il data-entry manuale, senza togliere alle persone le funzioni di controllo e decision-making, che definiamo Real Intelligence (RI). Il tempo risparmiato grazie all’IA viene quindi dedicato ad attività a valore aggiunto che un computer non potrebbe mai eseguire. La Real Intelligence è e rimane insostituibile. Così come le persone.”
Il team IT dietro al progetto
Il dipartimento IT di Customs Support Italia con sede a La Spezia è composto da 12 persone (7 in Italia, 5 delocalizzate) ed è diviso in tre aree: Area Tecnica, che si occupa di risolvere problematiche legate alle infrastrutture operative; Area Sviluppo, dedita a creare, aggiornare e integrare i diversi software interni in Italia, creando anche interfacce personalizzate S2S dirette con i gestionali dei clienti; e Area Automazione, impegnata a sfruttare al meglio le potenzialità dell’IA e le sue funzioni, eliminando gradualmente l’attività di data-entry manuale. Il personale delle Aree Sviluppo e Automazione, oltre alle competenze informatiche, ha anche un forte know-how operativo, e proprio per questo è stato incaricato di formare e aggiornare gli esperti doganali del Southern Cluster Customs Support Group (Italia, Spagna e Francia) sulle novità apportate dal Gruppo sui propri sistemi. Conoscendo nel dettaglio i procedimenti operativi richiesti per emettere le bolle doganali, il team IT ha saputo introdurre queste innovazioni con strategie utili e concrete per i dichiaranti, nelle loro attività quotidiane. Il team IT è stato inoltre incaricato di uniformare i diversi procedimenti di compilazione delle bolle doganali anche nei 16 uffici distribuiti sul territorio italiano, contribuendo all’obiettivo finale di standardizzare queste procedure per tutti gli operatori doganali degli uffici Customs Support presenti in 15 Paesi europei.
Analizzato l’impatto dei cambiamenti
A valle di questo progetto di implementazione dell’IA, iniziato con lo sviluppo dei software e portato avanti con la formazione e la standardizzazione nelle diverse sedi, il Gruppo ha deciso di misurare e valutare l’efficacia concreta dei nuovi sistemi nel lavoro quotidiano dei propri esperti doganali.: “Non è mai facile affrontare un cambiamento, specialmente quando incide sul proprio lavoro nel quotidiano, su un modus operandi ormai rodato e affinato negli anni – ha spiegato il Managing Director di Customs Support Italia Diego Tocchella – Dato che questo sviluppo tecnologico mira ad agevolare i nostri doganalisti, il Gruppo ha voluto analizzare nel concreto l’impatto di questi cambiamenti. Sono stati così stabiliti per tutto l’anno 2025 dei target, diversi per ogni Country, rappresentati dal numero di bolle pro-capite emesse con i nuovi sistemi. Aggiungo, con orgoglio, che l’Italia si è distinta per l’efficienza con cui i diversi uffici hanno assorbito i nuovi metodi e procedimenti operativi, raggiungendo già a ottobre 2025 il target di bolle pro-capite stabilito per dicembre 2025.”
