Negli ultimi anni la crescente complessità della logistica ha reso sempre più difficile gestire i trasporti affidandosi esclusivamente a fogli Excel, procedure manuali e sistemi non integrati. Ma qual è il momento in cui questi strumenti non bastano più? Secondo Gep Informatica, realtà attiva da quasi quarant’anni nello sviluppo di software per il trasporto e la logistica, la risposta non dipende tanto dalle dimensioni dell’azienda, quanto dal numero di variabili operative e di eccezioni da gestire ogni giorno.
In una nota, l’azienda osserva come l’evoluzione delle supply chain abbia moltiplicato i fattori da governare: dall’aumento dei vettori coinvolti alle crescenti richieste di tracciabilità da parte dei clienti, fino alla gestione di una documentazione sempre più articolata. Un contesto che può mettere in difficoltà strumenti di lavoro tradizionali come fogli di calcolo e procedure manuali.
Richiamando alcune analisi di Gartner, Gep sostiene che «la necessità di evolvere non dipende dai milioni di fatturato ma dal numero di eccezioni quotidiane da gestire contemporaneamente». Quando queste variabili superano una determinata soglia, prosegue l’azienda, i metodi tradizionali rischiano di trasformarsi in un limite per l’operatività. Tra gli indicatori che possono segnalare questa fase, figurano la crescita dei costi di trasporto non accompagnata da un analogo incremento dei volumi, il progressivo aumento delle spedizioni da pianificare, la presenza di errori nelle fatture dei vettori e la difficoltà di gestire documentazione come prove di consegna e documenti doganali attraverso sistemi non integrati.
L’azienda richiama anche alcuni aspetti organizzativi. In particolare, evidenzia come molte attività quotidiane dell’ufficio spedizioni – dalla richiesta di disponibilità dei mezzi al confronto delle tariffe fino allo scambio continuo di e-mail con i vettori – possano assorbire una parte significativa del tempo degli operatori. Un altro elemento critico, secondo Gep, è la concentrazione delle competenze in poche figure aziendali, con il rischio che l’assenza di personale chiave possa incidere sulla pianificazione delle spedizioni.
Per Gep Informatica, questi segnali rappresentano una fase fisiologica nell’evoluzione di molte organizzazioni logistiche. In questo contesto, l’adozione di un Transportation Management System (TMS) viene indicata dall’azienda come uno degli strumenti in grado di supportare la pianificazione dei trasporti, la scelta dei vettori e la digitalizzazione dei processi documentali.
