A partire dal 2025, nuove regole cambieranno la gestione delle spese di trasferta, con importanti implicazioni sia per le aziende sia per i lavoratori dipendenti. Queste disposizioni, introdotte dalla Legge di Bilancio 2025, puntano a migliorare la trasparenza fiscale imponendo un obbligo di tracciabilità dei pagamenti.
Il rischio, però, è quello di applicare una doppia imposizione: con l’attuale formulazione del disegno di legge, infatti, in caso di pagamento in contanti la spesa è indeducibile per il datore di lavoro e tassabile per il dipendente. Questo aspetto, sicuramente coerente con l’obiettivo di ridurre il sommerso, rischia di generare inefficienze gestionali, soprattutto nei casi di spese modeste o in contesti dove i pagamenti elettronici non sono facilmente utilizzabili. Ecco cosa cambia e come affrontare queste novità.
Quali sono le spese di trasferta?
Le spese di trasferta comprendono costi sostenuti da un lavoratore per motivi di lavoro al di fuori della sede abituale, tra cui:
• vitto e alloggio, come pasti e pernottamenti;
• viaggi e trasporti, come taxi, noleggio con conducente e simili.
A quali condizioni le spese sono deducibili?
Dal 2025, la deducibilità di tali spese da parte delle aziende sarà subordinata a due requisiti fondamentali:
1. Pagamento tracciabile. Di conseguenza saranno accettati solo strumenti come carte di credito, bancomat, app, bonifici o assegni. I pagamenti in contanti non saranno più ammessi.
2. Documentazione adeguata. Di conseguenza i dipendenti dovranno presentare ricevute e scontrini che attestino l’uso di mezzi tracciabili.
Come sono «punite» le spese non tracciabili?
In caso di mancato rispetto di queste regole:
• le spese non saranno deducibili per l’azienda;
• i rimborsi potrebbero essere tassati come reddito aggiuntivo per il lavoratore.
L’ambito di applicazione della norma è ampio e copre sia le trasferte fuori dal Comune sia quelle effettuate al suo interno. Per queste ultime, il rimborso spese è completamente tassabile per il dipendente e, in caso di mancata tracciabilità, le relative spese non possono essere dedotte dal datore di lavoro.
Quali regole si applicano ai rimborsi dei collaboratori?
L’obbligo di tracciabilità non si limita ai rimborsi spese dei dipendenti, ma coinvolge anche collaboratori e professionisti autonomi. Per esempio, in assenza di tracciabilità, un’azienda non potrà dedurre dal reddito d’impresa le spese rimborsate a un professionista per un incarico.
Come per i dipendenti, anche i professionisti devono dimostrare di aver effettuato i pagamenti con mezzi tracciabili. Tuttavia, tale requisito non si applica ai rimborsi calcolati forfettariamente.
Di cosa si dovranno far carico i dipendenti?
I lavoratori in trasferta avranno un ruolo cruciale nella gestione delle nuove regole. Per essi sarà necessario:
• utilizzare mezzi di pagamento tracciabili per le spese anticipate;
• conservare e presentare la documentazione necessaria per dimostrare che i pagamenti sono stati effettuati correttamente.
Questo processo potrebbe comportare un temporaneo onere economico per quei dipendenti che anticipano le spese; tuttavia, un rimborso tempestivo da parte dell’azienda sarà fondamentale per evitare disagi.
Di cosa si dovranno far carico le aziende?
Se da un lato non è obbligatorio per le aziende fornire ai dipendenti strumenti di pagamento aziendali, dall’altro sarà essenziale garantire un sistema di rimborso efficiente. Le aziende potranno agevolare i lavoratori adottando:
• procedure snelle per le note spese. Un controllo rapido della documentazione riepilogata secondo gli standard di rendicontazione adottati dall’azienda permette di accelerare i rimborsi;
• sistemi di gestione digitale. Utilizzare piattaforme che semplificano la raccolta e la verifica delle ricevute.
Queste pratiche aiuteranno i dipendenti a sostenere le spese di trasferta senza eccessivi oneri personali.
Le spese di rappresentanza sono equiparate a quelle di trasferta?
Oltre alle spese di trasferta, le nuove regole interesseranno marginalmente anche le spese di rappresentanza, come omaggi aziendali. Anche in questo caso, i pagamenti dovranno essere tracciabili per consentire la deducibilità. Tuttavia, rispetto alle trasferte, queste modifiche hanno un impatto più limitato.
Quali obiettivi ci si pone con le nuove regole?
Le novità puntano a rendere più trasparente la gestione delle spese e a contrastare l’evasione fiscale. L’obbligo di tracciabilità permette infatti un controllo più semplice da parte delle autorità fiscali, riducendo i margini di errore e di irregolarità.
Come conviene prepararsi alle novità?
Ad avviso della stampa specializzata, il fatto che la relazione tecnica emessa dall’Ufficio Parlamentare di Bilancio abbia individuato un maggior gettito fiscale di 1,4 miliardi di euro per il periodo 2025-2030, non permette di sperare in un cambio di indirizzo.
Per affrontare al meglio le novità:
• i lavoratori dovrebbero abituarsi a utilizzare strumenti tracciabili per le spese di trasferta e a conservare con cura la documentazione;
• le aziende, dal canto loro, oltre a fornire adeguati format per la rendicontazione, dovrebbero adottare sistemi di rimborso rapidi, in modo da limitare o mitigare il disagio per i dipendenti.
Queste nuove regole, se gestite correttamente, rappresentano un passo avanti verso una maggiore trasparenza e una riduzione dei rischi fiscali, favorendo un clima di collaborazione tra lavoratori e aziende.
